Ontruimingsplan opstellen
Een plan telt pas als mensen ernaar handelen
De meeste ontruimingsplannen zijn compleet. Ze bevatten procedures, taken en plattegronden. Bij een controle liggen ze klaar.
Waar het misgaat is op de gang. Iemand hoort het ontruimingssignaal en weet niet of dat voor hem geldt. Een BHV’er loopt naar een verzamelplaats die vorig jaar is verplaatst. De receptie wacht op iemand die vandaag vrij is. Het plan klopt, maar niemand heeft het ooit gedaan.
Daarom leveren wij het ontruimingsplan niet als los document. We stellen het op volgens NEN 8112, maken de plattegronden erbij en oefenen het met je mensen, zodat je weet of het werkt voordat het nodig is.
Ontruimingsplan opstellen
Vertrouwd door
Waarom kiezen voor Velco
Onze adviseurs zijn in dienst en stellen het plan op volgens NEN 8112, de norm voor bedrijfsnoodorganisatie en bedrijfshulpverlening.
Van één verdieping tot een pand met meerdere gebruiksfuncties, van zelfredzame medewerkers tot bezoekers die het pand niet kennen.
Wij maken het plan, tekenen de plattegronden, leiden je BHV’ers op en begeleiden de ontruimingsoefening. Er komt geen tweede partij tussen.
Eén aanspreekpunt, van de inventarisatie tot de evaluatie na de eerste oefening.
Wanneer is een ontruimingsplan verplicht
Heeft je pand een verplichte brandmeldinstallatie, dan is er ook een ontruimingsalarminstallatie nodig en daarmee een ontruimingsplan. Dat staat in het Besluit bouwwerken leefomgeving, artikel 4.213 voor nieuwbouw en artikel 3.119 voor bestaande bouw.
Of een brandmeldinstallatie verplicht is, hangt af van de gebruiksfunctie, de oppervlakte en het aantal bouwlagen. Dat is geen vraag die je in één zin beantwoordt.
Let op het woord verplichte. Kiest een gebruiker er vrijwillig voor om een brandmeldinstallatie te laten plaatsen, bijvoorbeeld op verzoek van de verzekeraar, dan is volgens diezelfde artikelen geen ontruimingsalarminstallatie nodig. Langs die weg ontstaat de verplichting tot een ontruimingsplan dan dus niet.
De zorgplicht blijft in beide gevallen staan. Artikel 15 van de Arbowet verplicht je tot bedrijfshulpverlening, en het Arbobesluit vraagt dat de afspraken daarover schriftelijk zijn vastgelegd. Een ontruimingsplan is de gebruikelijke vorm waarin dat gebeurt.
Wat er in het plan staat
Een ontruimingsplan beschrijft één ding: hoe je het gebouw veilig leegkrijgt. Dat valt uiteen in een aantal onderdelen die elkaar nodig hebben.
De alarmeringsprocedure. Wie meldt wat aan wie, in welke volgorde en hoe het ontruimingssignaal wordt gegeven. Met een vervangingsregeling voor als de eerste persoon er niet is.
De ontruimingsprocedure zelf. Wie geeft opdracht, welke gebieden worden in welke volgorde ontruimd, hoe wordt gecontroleerd of een ruimte leeg is en wie doet dat.
De taken per rol. Wat er van de BHV’er, het hoofd BHV, de receptie en de leidinggevenden wordt verwacht. Zo concreet dat iemand het kan overnemen die de rol niet dagelijks vervult.
De verzamelplaats. Waar mensen naartoe gaan, hoe wordt vastgesteld wie er is en wie dat bijhoudt. Kies die plek bij voorkeur aan de zuidwestkant van het gebouw, omdat de wind in Nederland meestal uit die hoek komt en rook en nevel van bluswater dan van de verzamelplaats af waaien in plaats van eroverheen.
De opvang van hulpdiensten. Wie de brandweer opvangt, waar dat gebeurt en welke informatie meteen wordt overgedragen.
De plattegronden. De ontruimingsplattegronden voor iedereen in het gebouw en de veiligheidsplattegrond voor de BHV en de hulpdiensten.
NEN 8112 geeft in een bijlage een indeling voor het ontruimingsplan. Die bijlage is informatief, dus het is een leidraad en geen eis. Wij houden hem wel aan, omdat een herkenbare indeling het plan bruikbaar houdt voor iemand die het onder druk moet raadplegen.
Aandacht voor wie niet zelf naar buiten komt
Dit is het onderdeel waar plannen het vaakst tekortschieten. Het is precies waar een ontruiming op vastloopt.
Denk aan bewoners in de zorg, patiënten aan apparatuur, bezoekers met een beperking, mensen op een verdieping waar de lift bij brand niet mag worden gebruikt, en aan het verschil tussen dag- en nachtbezetting. Voor elk van die situaties moet in het plan staan wie wat doet, met hoeveel mensen en met welke hulpmiddelen.
Dat bepaalt ook hoeveel BHV’ers je nodig hebt. Het aantal volgt niet uit een tabel maar uit de scenario’s die voor jouw organisatie maatgevend zijn.
Hoe wij het aanpakken
We halen op wat er ligt: bouwtekeningen, bestaande plannen, de RI&E, de samenstelling van je BHV-organisatie en de aanwezige installaties.
Een adviseur loopt het pand door, kijkt hoe de vluchtroutes werkelijk lopen en bespreekt met je welke scenario’s maatgevend zijn.
We schrijven het plan en leggen het aan je voor. Procedures en verantwoordelijkheden moeten kloppen met hoe het bij jou werkt, dus dit is een gesprek en geen oplevering.
Het plan wordt vastgesteld en bekendgemaakt, de plattegronden worden opgehangen en je BHV’ers weten wat er van ze wordt verwacht.
Oefenen is het sluitstuk
Een ontruimingsplan dat nooit is geoefend geeft schijnzekerheid. Pas tijdens een oefening blijkt welke aannames niet kloppen: dat het signaal in de werkplaats niet hoorbaar is, dat niemand weet wie de bezoekerslijst heeft, dat de verzamelplaats bij regen leegloopt.
Wij begeleiden ontruimingsoefeningen en leggen de bevindingen vast, zodat het plan daarna wordt aangepast op wat er werkelijk gebeurde. Voor het management en de crisisrollen kan een tabletop-oefening een efficiënter startpunt zijn, omdat je dan de besluitvorming doorloopt zonder het pand plat te leggen.
Wat een ontruimingsplan niet is
Het is geen bedrijfsnoodplan. Het bedrijfsnoodplan is de bundel en beschrijft de bouwkundige, installatietechnische en organisatorische maatregelen samen. Het ontruimingsplan gaat alleen over de ontruiming en is daar een onderdeel van.
Het is geen BHV-plan. Het BHV-plan beschrijft de organisatie: hoeveel BHV’ers, wie ze zijn en welke opleiding ze hebben. Het ontruimingsplan beschrijft de procedure die zij uitvoeren.
Het is geen gebruiksmelding. Voor sommige panden is een gebruiksmelding bij de gemeente nodig. Het ontruimingsplan levert daar bruikbaar materiaal voor aan, maar is niet de melding zelf.
Waarom je ontruimingsplan opstellen bij Velco?
1. De adviseur weet wat er in de praktijk gebeurt
Onze adviseurs zijn in dienst en staan naast de instructeurs die de ontruimingsoefeningen begeleiden. Wat daar structureel misgaat, weten ze voordat ze jouw plan schrijven.
2. Plan, plattegronden en oefening bij één partij
Het plan, de ontruimingsplattegronden en de oefening komen bij ons vandaan. Je hoeft niemand bij te praten en er ontstaat geen verschil tussen wat er op papier staat en wat er hangt.
3. Aandacht voor wie niet zelfstandig naar buiten komt
Dit is het onderdeel waar ontruimingen op vastlopen en waar het benodigde aantal BHV’ers uit volgt. Wij werken het per situatie uit in plaats van er één zin aan te wijden.
4. Wat bij de oefening misgaat, komt terug in het plan
Een oefening zonder aanpassing achteraf is een middag kwijt. Wij leggen de bevindingen vast en verwerken ze.
Veelgestelde vragen
Wanneer is een ontruimingsplan verplicht?
Heeft je pand een verplichte brandmeldinstallatie, dan is er ook een ontruimingsalarminstallatie nodig en daarmee een ontruimingsplan. Dat volgt uit het Besluit bouwwerken leefomgeving, artikel 4.213 voor nieuwbouw en artikel 3.119 voor bestaande bouw. Let op het woord verplichte: heb je vrijwillig een brandmeldinstallatie laten plaatsen, bijvoorbeeld omdat je verzekeraar erom vroeg, dan is een ontruimingsalarminstallatie volgens die artikelen niet nodig en ontstaat de verplichting langs deze weg dus ook niet. De zorgplicht blijft wel staan: artikel 15 van de Arbowet verplicht je tot bedrijfshulpverlening en het Arbobesluit vraagt dat de afspraken daarover schriftelijk zijn vastgelegd. Een ontruimingsplan is de gebruikelijke vorm waarin dat gebeurt.
Wat staat er in een ontruimingsplan?
De alarmeringsprocedure met vervangingsregeling, de ontruimingsprocedure zelf met de volgorde waarin gebieden worden ontruimd en hoe wordt gecontroleerd of een ruimte leeg is, de taken per rol, de verzamelplaats met de manier waarop wordt vastgesteld wie er is, de opvang van de hulpdiensten en de plattegronden. NEN 8112 geeft in een informatieve bijlage een indeling voor het plan. Die is een leidraad en geen eis, maar een herkenbare indeling helpt wel als iemand het plan onder druk moet raadplegen.
Wat is het verschil tussen een ontruimingsplan en een bedrijfsnoodplan?
Het bedrijfsnoodplan is de bundel en beschrijft de bouwkundige, installatietechnische en organisatorische maatregelen samen met de handelwijze van de bedrijfshulpverleners. Het ontruimingsplan beschrijft alleen de procedure tijdens een ontruiming en is een onderdeel van het bedrijfsnoodplan. Het BHV-plan, dat de organisatie van de bedrijfshulpverlening beschrijft, is dat eveneens.
Horen ontruimingsplattegronden bij het ontruimingsplan?
Ja, ze zijn er een vast onderdeel van. Het plan beschrijft de procedure in woorden, de plattegronden laten zien wat dat betekent op de plek waar iemand staat. Ze worden opgemaakt volgens NEN 1414-1. Daarnaast is er de veiligheidsplattegrond, die het hele pand toont en bedoeld is voor de BHV en de hulpdiensten. NEN 8112 rekent beide soorten in de checklist BHV-plan tot dat plan.
Hoe vaak moet een ontruimingsplan worden bijgewerkt?
Er staat geen vaste termijn op. Het Arbobesluit vraagt dat het plan actueel is en NEN 8112 borgt de actualiteit via een PDCA-cyclus. Bijwerken doe je dus bij elke wijziging die het plan raakt: personeelswisselingen in de BHV-organisatie, een verbouwing of herindeling, een verplaatste verzamelplaats, een nieuwe installatie of gewijzigde regelgeving. Neem daarnaast de bevindingen uit je ontruimingsoefening mee, want daar komt naar boven wat op papier klopt maar in de praktijk niet werkt.
Moet ik een ontruimingsoefening houden?
Er staat geen wettelijk vastgelegde frequentie op, maar oefenen is wel het enige moment waarop je merkt of het plan werkt. Een keer per jaar is gebruikelijk. Zonder oefening weet je niet of het ontruimingssignaal overal hoorbaar is, of mensen de verzamelplaats vinden en of het duidelijk is wie controleert of een ruimte leeg is. Voor management en crisisrollen kan een tabletop-oefening een efficiënter startpunt zijn.
Hoe zit het met mensen die niet zelfstandig kunnen vluchten?
Daar moet het plan expliciet in voorzien. Het is het onderdeel waar plannen het vaakst tekortschieten. Denk aan bewoners in de zorg, patiënten aan apparatuur, bezoekers met een beperking en mensen op een verdieping waar de lift bij brand niet mag worden gebruikt. Per situatie moet vaststaan wie wat doet, met hoeveel mensen en met welke hulpmiddelen. Dat bepaalt ook mede hoeveel BHV’ers je nodig hebt, want dat aantal volgt uit de maatgevende scenario’s en niet uit een tabel.
Waar leg je de verzamelplaats?
Op veilige afstand van het gebouw, bereikbaar zonder een weg over te steken waar hulpdiensten aankomen, en bij voorkeur aan de zuidwestkant. De wind komt in Nederland meestal uit het zuidwesten, waardoor rook en nevel van bluswater aan die kant van het gebouw wegwaaien in plaats van over de verzamelplaats. Houd er daarnaast rekening mee dat mensen er soms lang staan: een plek zonder enige beschutting loopt bij regen of kou vanzelf leeg.
Is een verzamelplaatsbord verplicht?
Nee, er is geen wettelijke plicht tot een bord. Wat wel moet is dat de verzamelplaats in het ontruimingsplan is vastgelegd en dat medewerkers en bezoekers weten waar die is. Een bord helpt daarbij, zeker bij bezoekers die het pand niet kennen, maar het vervangt de vastlegging en de instructie niet.
Hoelang duurt het voordat mijn ontruimingsplan af is?
Dat hangt af van de grootte van je organisatie, de complexiteit van de risico’s en hoeveel maatwerk nodig is. Als richtlijn: voor kleine bedrijven twee tot vier weken, voor middelgrote bedrijven drie tot zes weken, en voor grote of complexe organisaties zes weken of meer. Zijn er actuele bouwtekeningen en ligt er een RI&E, dan gaat het sneller.
Wat kost een ontruimingsplan?
Dat hangt af van de grootte en complexiteit van je organisatie, het aantal locaties en de mate van maatwerk. Ook of er plattegronden bij moeten en of die nieuw getekend worden of bijgewerkt. Vraag een offerte aan, dan lopen we eerst na wat er al bruikbaar is.
Kan ik zelf een ontruimingsplan opstellen?
Ja, er is geen wettelijke eis dat een extern bureau het doet. Wat je nodig hebt is zicht op de maatgevende scenario’s, actuele bouwtekeningen en kennis van de aanwezige installaties. Waar het in de praktijk op vastloopt is het deel over mensen die niet zelfstandig kunnen vluchten, en de plattegronden, omdat die volgens NEN 1414-1 moeten worden opgemaakt. Schrijf je het zelf, oefen het dan in elk geval een keer voordat je erop vertrouwt.
Op zoek naar wat anders?
Ontruimingsplan opstellen?
Een adviseur loopt het pand door en zet op papier hoe jouw ontruiming verloopt. Daarna oefenen we het.